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360°-Kundenblick: Systemintegration bei Bühnen
Im B2B-Vertrieb sind Kundendaten ein Erfolgsfaktor. Doch in vielen mittelständischen Unternehmen liegen relevante Informationen verteilt über verschiedene Systeme hinweg. Dadurch entsteht im Arbeitsalltag ein hoher manueller Aufwand. Informationen müssen aus unterschiedlichen Anwendungen zusammengesucht, Daten mehrfach gepflegt und Prozesse über Systemgrenzen hinweg manuell koordiniert werden.
Systemintegration setzt an dieser Stelle an: Sie verbindet bestehende Anwendungen und automatisiert Datenflüsse.
Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt das Projekt mit unserem Kunden Bühnen.
Bühnen: Spezialist für Klebetechnik mit anspruchsvollen Vertriebsprozessen
Die Bühnen GmbH & Co. KG mit Sitz in Bremen ist Experte für Schmelzgeräte und Heißklebstoffe und bedient Kunden mit industrieller Klebetechnik. Das Unternehmen bewegt sich in einem beratungsintensiven B2B-Umfeld. Kundenanforderungen, Produkteigenschaften, Serviceaspekte und vieles mehr müssen im Vertriebsprozess präzise zusammenspielen.
Für Bühnen war deshalb klar: Die Digitalisierung von Vertrieb und Außendienst sollte nicht bei einer reinen Kontaktdatenbank enden. Entscheidend war, die bestehende Systemlandschaft sinnvoll miteinander zu verbinden und Informationen aus verschiedenen Quellen dort sichtbar machen, wo sie benötigt werden.
Ausgangslage: Verteilte Informationen und fehlende Transparenz
Vor Projektbeginn wurden Kunden- und Aktivitätsdaten nicht zentral gepflegt. Wichtige Informationen lagen dadurch verteilt in verschiedenen Systemen. Dazu gehörten unter anderem das ERP-System, Excel-Listen, Outlook, persönliche Notizen und eine Labordatenbank.
Das führt zu typischen Herausforderungen, die viele mittelständische Unternehmen kennen: Informationen mussten aus unterschiedlichen Systemen manuell zusammengesucht werden, Vertriebsaktivitäten waren nicht durchgängig transparent und ein 360°-Blick auf den Kunden fehlte.
Ein weiteres Thema war die fehlende Pipeline-Transparenz. Für eine verlässliche Vertriebssteuerung, Forecasts und Planungssicherheit braucht es strukturierte Daten über Verkaufschancen, Angebotsstände und erwartete Abschlüsse. Wenn diese Informationen über verschiedene Tools und persönliche Arbeitsweisen verteilt sind, wird datengetriebener Vertrieb schwierig.
Zielbild: Eine integrierte Systemlandschaft
Das Ziel des Projekts war klar definiert: Bühnen wollte Kundendaten zentral, sauber und mobil nutzbar machen – im Innen- und Außendienst. Gleichzeitig sollten bestehende Systeme nicht ersetzt, sondern intelligent miteinander verbunden werden.
Microsoft Dynamics 365 Business Central war bereits als ERP-System in Einsatz. Zusätzlich mussten fachliche Informationen aus der Labordatenbank in vertriebliche Prozesse einfließen. Die neue CRM-Lösung sollte diese Daten nicht isoliert verwalten, sondern als zentrale Arbeitsoberfläche dienen, in der Informationen aus den anderen Systemen zusammenlaufen.
Mit Sellmore als CRM-Partner wurde im Vorfeld CAS genesisWorld eingeführt. Der wesentliche Baustein für die durchgängigen Prozesse war die Integration der bestehenden Systemlandschaft über Syncler.
Lösungsansatz: Systeme verbinden, Prozesse automatisieren
Die eingeführte CRM-Lösung wurde als zentrale Plattform für Stamm- und Bewegungsdaten konzipiert. Dazu gehören nicht nur Kunden- und Ansprechpartnerdaten, sondern auch Besuchsberichte, Verkaufschancen, Angebotsinformationen, Tickets, Reklamationen und servicebezogene Hinweise. Der Vertriebsprozess wird mit nachgelagerten Service- und Betreuungsprozessen verbunden.
Mit Syncler wurden die bestehenden Systeme an das neue CRM angebunden – das war ein wesentlicher Bestandteil. Unter anderem wurden Microsoft Dynamics 365 Business Central, die Labordatenbank KSDB und Microsoft Exchange integriert. So entstand eine Systemlandschaft, in der Daten nicht mehr isoliert voneinander sind, sondern im CRM kontextbezogen nutzbar werden.
Umsetzung: ERP, Labordatenbank und Angebotsprozess integriert
Die bidirektionale Integration mit Microsoft Dynamics 365 Business Central sorgt dafür, dass relevante Informationen wie Kundendaten, Umsätze, Artikelhistorie und Preise im CRM verfügbar sind. Dadurch erhalten Vertrieb und Außendienst direkt im Kundenkontext Zugriff auf Informationen, die früher separat recherchiert werden mussten.
Die Anbindung der Labordatenbank lässt fachliche und produktbezogene Informationen in den vertrieblichen Prozess einfließen. Dieser Mehrwert wird besonders deutlich im Angebotsprozess: Informationen aus unterschiedlichen Quellen werden zusammengeführt und für die Angebotserstellung genutzt. Dazu zählen unter anderem die passende Sprache, Artikelinformationen, Preise und weitere Angebotsbestandteile.
Zusätzlich unterstützt ein Widget die Erstellung individueller Angebote, inklusive intelligenter Preisfindung und Frachtkostenberechnung auf Basis von ERP-Daten. Der Druck der Angebote erfolgt in der Zielsprache des Kunden und berücksichtigt relevante Produktinformationen über den Serienbrief-Konnektor.
Die Angebote sind im CRM direkt in der jeweiligen Verkaufschance sichtbar. Vertriebsmitarbeitende sehen das Angebot so, wie es auch der Kunde erhält. Das schafft Transparenz und reduziert manuelle Arbeit.
Ergebnis: 360°-Kundensicht und Planungssicherheit
Mit der Integration von CAS genesisWorld über Syncler konnte Bühnen eine zentrale CRM-Plattform schaffen, die unterschiedliche Datenquellen und Prozesse miteinander verbindet. Insellösungen wurden deutlich reduziert und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Ländern wird erleichtert.
Der wichtigste Nutzen liegt im 360°-Kundenblick: Alle Abteilungen arbeiten mit einer gemeinsamen Informationsbasis. Kundendaten, Aktivitäten, Angebote, Umsätze, Artikelhistorien und servicebezogene Informationen werden im Zusammenhang sichtbar.
Darüber hinaus profitiert Bühnen von Automatisierungen im Angebots- und Datenprozess und gesunkenen Prozesskosten. Durch strukturierte Verkaufschancen und zentral verfügbare Angebotsinformationen verbessern sich zudem Forecasts und Planungssicherheit.
Ausblick: Bereit für die nächsten Entwicklungsschritte
Die integrierte Systemlandschaft bildet die Grundlage für weitere Automatisierungen. Geplant ist unter anderem die Anbindung von SalesViewer, um Leads automatisiert zu erkennen und anzulegen.
Auch KI-Funktionen bieten Potenzial, etwa für Cross- und Upselling-Vorschläge auf Basis bestehender Kundendaten. Perspektivisch steht zudem die stärkere Einbindung von Marketingprozessen auf der Agenda. Über weitere Konnektoren lassen sich passende Marketinglösungen in die bestehende Systemlandschaft integrieren.
