Syncler Use Cases
Wie aus Angeboten einfach digital signierte Verträge werden
In der heutigen Geschäftswelt ist Effizienz einer der wichtigsten Erfolgstreiber. Unternehmen, die manuelle Prozesse durch Automatisierung ersetzen, sparen auf lange Sicht Zeit und damit auch Kosten. Und viele Geschäftsprozesse bergen sogar enormes Potenzial für eine Optimierung durch Automatisierung: Ein Beispiel hierfür ist die nahtlose Überführung von Angeboten in Verträge – ein Prozess, den wir bei unserem Kunden Tchibo mithilfe unserer Integrationsplattform Syncler realisiert haben.
Wie viele moderne Unternehmen setzt auch Tchibo auf ein CRM-System, das kontinuierlich weiterentwickelt und an die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse des Unternehmens angepasst wird. Nur so kann das System sein volles Potenzial entfalten. Im Rahmen dieser Weiterentwicklung haben wir einen vollständig automatisierten Prozess geschaffen, der Angebote in Verträge überführt und diese digital signiert. Lassen Sie uns Ihnen die Details dazu zeigen:
Aufgabe
Unsere Herausforderung bestand darin, einen Prozess im bestehenden CRM-System zu entwickeln, der Angebote automatisiert in Verträge transformiert und den gesamten Unterschriftsprozess digital abbildet.
Lösung
Automatisierte Vertragserstellung
Innerhalb einer Verkaufschance mit einem Angebot und hinterlegten Artikeln kann der User per Klick alle oder nur ausgewählte Artikel des Angebots direkt in einen Vertrag überführen. Auf der nachfolgenden Übersichtsseite hat der User die Möglichkeit, den Vertrag individuell zu gestalten – beispielsweise durch die Anpassung der Produktanzahl oder Hinzufügen weiterer Artikel und Rabatte. Anschließend kann der Vertrag im Vorschaumodus betrachtet werden. Hier spielt Syncler eine zentrale Rolle: Syncler wählt automatisch die passenden Dokumentenvorlagen, abhängig von den hinterlegten Kennzahlen der Artikel. Es können sogar mehrere Verträge, wie Kauf- und Wartungsverträge, generiert werden. Dank des Split Screens sind die generierten Verträge direkt im CRM einsehbar – zusätzlich stehen auch der Präsentations- und Vollbildmodus zur Verfügung.
Digitale Signatur und Versand
Wenn der User mit der Vorschau des automatisch generierten Vertrags zufrieden ist, kann er in den neu implementierten Unterschriftmodus wechseln. Hier kann die Anzahl der zu erzeugenden Unterschriftenfelder individuell gewählt werden. Zudem hat der Anwender die Wahl, ob der Vertrag lokal (direkt im CRM-System per Maus oder Tablet-Stift) oder digital unterzeichnet werden soll. Bei digitaler Unterzeichnung erfolgt eine Weiterleitung an das entsprechende Tool, in diesem Fall Zoho Sign. Dokumente können dort schnell und sicher unterzeichnet, versendet und verwaltet werden. Nach Eingabe der Kontaktdaten der unterschriftsberechtigten Person wird der Vertrag automatisiert aus dem CRM per Mail gesendet. Die Mail erscheint mit einem individualisierten Layout und der Kunde wird intuitiv durch den Signierprozess geleitet. Sobald der Vertrag unterzeichnet wurde, wird der Status des Vertrags im CRM-System automatisch aktualisiert. Der Kunde erhält zudem eine Kopie des unterzeichneten Dokuments per Mail.
Fazit
Die nahtlose Überführung von Angeboten in Verträge ist nur eins von vielen Beispielen, wie der Arbeitsalltag durch die Automatisierung von Prozessen effizienter gestaltet werden kann. Weniger manuelle Schritten bedeuten nicht nur Zeitersparnis, sondern auch eine geringere Fehleranfälligkeit. Zudem sind alle relevanten Daten direkt im CRM einsehbar, was die Notwendigkeit mehrerer Systeme reduziert und eine hohe Transparenz über den Status der Verkaufschance gewährleistet.
Mit unserer universellen Integrationslösung Syncler haben Unternehmen die Möglichkeit, verschiedenste Prozesse flexibel miteinander zu verbinden und zu automatisieren – stets angepasst an die individuellen Anforderungen.
