Syncler Use Cases
Angebotserstellung: Wie die Integration digitaler Tools Ihr Geschäft beschleunigt
Stellen Sie sich vor, Sie brauchen in Zukunft für die Angebotserstellung deutlich weniger Zeit – einfach, indem Sie Ihren Angebotsprozess optimieren. Klingt zu schön, um wahr zu sein?
In der heutigen digitalen Welt ist das durchaus möglich.
Erfahren Sie, wie die Integration digitaler Tools Ihre Effizienz verbessert und tiefere Kundenbeziehungen fördert. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die häufigsten Herausforderungen bei Ihren Angeboten meistern und wie Syncler Sie dabei unterstützt.
Die Themen im Überblick:
- Herausforderungen im manuellen Angebotsprozess
- Effizienz und Sicherheit bei der Angebotserstellung
- Wie lässt sich der Prozess optimieren?
- Fazit
Herausforderungen im manuellen Angebotsprozess
Zu Beginn ist entscheidend, sich den aktuellen Hürden bewusst zu werden, die im Angebotsprozess auftauchen. Nachfolgend sind die vier größten Herausforderungen identifiziert.
1. Großer Aufwand
Die manuelle Angebotserstellung benötigt viele Schritte, die einen großen Aufwand verursachen.
Diese Schritte sind beispielsweise nötig:
- Kundeninformationen suchen
- Artikel auswählen
- Angebot erstellen
- Angebot als PDF speichern
- PDF per E-Mail versenden
- Daten in das CRM-System übertragen
Dieser umfangreiche Ablauf raubt Ihnen Zeit. Wenn jeder Schritt manuell abläuft, gibt es viele Situationen, die den Prozess potenziell verzögern. Das behindert Geschäfte und wirkt sich negativ auf die Abschlüsse aus.
2. Fehleranfälligkeit
Angebote zu erstellen, erfordert bei den Mitarbeitern oftmals volle Konzentration. Das verhindert allerdings nicht, dass die manuelle Eingabe der Angebotsinhalte anfällig für Fehler ist. Für Ihre Geschäfte ist es schmerzhaft, wenn die falschen Artikel angeboten werden oder fehlerhafte Preise auf dem Angebot stehen. Solche Irrtümer führen zu Verzögerungen, Missverständnissen oder gar Umsatzverlusten.
3. Unübersichtlichkeit
Das manuelle Verwalten von Angeboten ist oftmals unübersichtlich. Ein einheitliches Verwaltungssystem ist schwer umzusetzen, wenn die Informationen über diverse Plattformen gestreut sind.
Den Status eines Angebots lückenlos nachzuvollziehen, ist herausfordernd. Folge sind Brüche in der Kommunikation der Beteiligten und mangelnde Transparenz.
Effizienz und Sicherheit bei der Angebotserstellung
Das Angebot ist eine rechtsgeschäftliche Erklärung. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass das Angebot korrekt ist. Sie sollten sichergehen, dass alle Angaben, wie Firmen- und Kundendaten, Konditionen und Preis stimmen. Trotzdem dürfen Sie den zeitlichen Aspekt bei der Erstellung des Angebots nicht außer Acht lassen. Die Effizienz im Prozess ist genauso relevant. Je schneller ein Kunde ein korrektes und vollständiges Angebot erhält, desto größer ist die Erfolgschance.
In der Realität handelt es sich jedoch meistens um einen „gewachsenen“ Prozess, der sich historisch so ergeben hat. Die Abläufe werden selten überabeitet und von den IT-Systemen bestimmt. Das führt zu einem Defizit bei der Effizienz.
Wie lässt sich der Prozess optimieren?
Glücklicherweise gehören die oben beschriebenen Probleme nicht länger zur Tagesordnung. Durch den Einsatz und die Integration digitaler Tools lassen sich die Angebotsprozesse optimieren.
1. Automatisierung und Beschleunigung
Integrationen minimieren manuelle Zwischenschritte und ermöglichen automatisierte Angebotsprozesse. Das entlastet Ihre Mitarbeiter und es bleibt mehr Zeit zur Erledigung wichtigerer Aufgaben.
Sie profitieren von einer niedrigen Fehlerquote und höheren Effizienz. Ihre Reaktionsgeschwindigkeit bei einer Anfrage ist schneller als zuvor. Außerdem verhindert die automatische Übertragung von Daten doppelten Pflegeaufwand.
2. Freigaben
Die Freigabe Ihrer Angebote kann mit Syncler erfolgen. Das ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie kein CRM-System nutzen. Sie können, falls nötig, bestimmte Rabatte automatisch aktivieren. Bei Überschreitung der persönlichen Grenze greift ein Freigabeprozess.
3. Versand
Es besteht die Möglichkeit ergänzende Informationen aus Fremdsystemen wie z.B. Produktbilder in Ihr Angebot zu integrieren. Es lassen sich Serienbriefvorlagen erstellen und mit Syncler versenden.
Durch die Möglichkeit Angebote digital zu signieren, ist die Bestellung für den Kunden leichter. Zwischenschritte wie drucken, händisch unterschreiben und scannen fallen weg. Stattdessen läuft der Prozess von Anfang bis Ende digital ab.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung des Angebotsprozesses durchweg positive Veränderungen erzeugt. Bei der Erstellung von Angeboten fallen einige Bearbeitungsschritte weg, wodurch Sie Zeit sparen. Wichtigere Aufgaben bekommen mehr Aufmerksamkeit. Alle relevanten Daten werden automatisch in Ihre verwendeten Systeme übertragen und sind abteilungsübergreifend zugänglich. Sie arbeiten genauer, schneller und mit höherer Qualität. Das steigert die Kundenzufriedenheit und Kundenbindung.
Der Einsatz von Syncler unterstützt Sie bei der Gestaltung des Prozesses. Er bietet den Mehrwert, dass sich Abläufe im Unternehmen über eine zentrale Integrationsplattform verbinden lassen. Dem Nutzer werden alle Daten systemübergreifend dort zur Verfügung gestellt, wo er sie benötigt. Das minimiert das Springen zwischen verschiedenen Anwendungen. Durch die Automatisierung verwandelt Syncler den Angebotsprozess von einer zeitaufwendigen Herausforderung in einen schnellen, einfachen und kundenorientierten Vorgang.
Im digitalen Zeitalter ist es besonders wichtig, sich erfolgreich zu positionieren und neue Möglichkeiten zu nutzen. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Syncler unterstützen kann, kontaktieren Sie uns für ein Beratungsgespräch. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Angebotsprozess transformieren und voranbringen.
