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CRM und ERP verbinden: Wie Ochsner Wärmepumpen Datensilos überwindet
Unternehmenswachstum bringt neue Chancen mit sich, stellt aber auch bestehende Prozesse und Systeme auf die Probe. Wenn mehr Mitarbeitende mit Kundendaten arbeiten, steigen Anforderungen an eine zuverlässige Informationsbasis, klare Abläufe und einen reibungslosen Datenaustausch.
Ausgangslage: Wachstum macht Datensilos sichtbar
Bei Ochsner Wärmepumpen wurden Kundendaten zunächst dezentral in Excel, Outlook und weiteren Anwendungen gespeichert. Mit dem Wachstum des Unternehmens und der Vergrößerung des Vertriebsteams nahm auch der Abstimmungsaufwand zu.
Um Verkaufsprozesse und Kommunikation zu vereinheitlichen, sollte ein CRM-System eingeführt werden. Es sollte nicht nur der Vertrieb unterstützt werden, sondern auch andere Abteilungen wie z. B. Marketing und Kundenservice. Dabei war von Beginn an klar: Das CRM sollte nicht als isolierte Anwendung eingesetzt werden. Um das CRM-Potenzial vollständig auszuschöpfen, musste es sich in die bestehende Systemlandschaft integrieren.
Herausforderung: Verteilte Daten unterbrechen Geschäftsprozesse
Wenn Informationen in verschiedenen Anwendungen gespeichert sind, entstehen schnell Medienbrüche. Daten müssen manuell gesucht, erfasst, verglichen und übertragen werden. Das Risiko für unvollständige Datensätze, unterschiedliche Informationsstände, doppelte Pflege und Übertragungsfehler steigt dadurch.
Auch Abläufe können sich verzögern, wenn relevante Informationen nicht unmittelbar dort zur Verfügung stehen, wo sie benötigt werden. Mitarbeitende verbringen mehr Zeit mit der Suche und Pflege von Daten. Zeit, die für die Betreuung von Kunden und Interessenten fehlt.
Es wurde daher eine Lösung benötigt, die Kundendaten zentral verfügbar macht und gleichzeitig die vorhandene Systemlandschaft berücksichtigt.
Zielbild: Eine gemeinsame Datenbasis in CRM und ERP
Das neue CRM sollte gebündelt alle Kunden- und Interessentendaten bereitstellen. Vertrieb, Marketing und Kundenservice sollten auf eine gemeinsame Informationsbasis zugreifen und Kundeninteraktionen über die gesamte Customer Journey hinweg nachvollziehen können.
Gleichzeitig mussten relevante Informationen aus dem bestehenden ERP-System im CRM verfügbar sein. Dafür war eine Schnittstelle erforderlich, die den Datenaustausch zwischen beiden Systemen automatisiert.
Die Ziele waren klar:
- Kundendaten system- und abteilungsübergreifend bereitstellen
- Relevante ERP-Daten in die CRM-Prozesse einbinden
- Manuelle Übertragungen und Mehrfachpflege reduzieren
- Konsistente Informationsstände schaffen
- Bestehende Systeme erhalten und sinnvoll miteinander verbinden
Lösung: CRM und ERP integrieren
Sellmore führte CAS genesisWorld als zentrale CRM-Plattform ein und passte das System an die Anforderungen von Ochsner Wärmepumpen an.
Die digitale Kundenakte bündelt Kontaktdaten, Aktivitäten und Informationen zu bisherigen Interaktionen an einem gemeinsamen Ort. Im Leadmanagement können alle Mitarbeitenden nachvollziehen, welche Aktionen mit Interessenten stattgefunden haben und an welchem Punkt der Customer Journey sie sich befinden.
Ein CRM allein löst jedoch noch nicht die Herausforderung verteilter Daten. Deshalb wurde das vorhandene ERP-System Sage b7 über Syncler an CAS genesisWorld angebunden.
Syncler sorgt für den automatisierten Datenaustausch zwischen den beteiligten Systemen und bindet relevante ERP-Informationen in die CRM-Prozesse ein. Das bestehende ERP-System musste dafür weder ausgetauscht noch grundlegend verändert werden.
Ein großer Vorteil: Syncler verbindet nicht nur zwei Anwendungen. Die Integrationsplattform sorgt dafür, dass die benötigten Daten im richtigen System, im passenden Format und zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. So entsteht aus einzelnen Systemen eine vernetzte Softwarelandschaft.
Ergebnis: Automatisierte Datenflüsse verbessern die Zusammenarbeit
Durch die Integration von CRM und ERP sind relevante Kundendaten systemübergreifend verfügbar. Mitarbeitende müssen Informationen nicht mehr an verschiedenen Stellen zusammensuchen oder mehrfach übertragen.
Die vernetzte Systemlandschaft sorgt damit für:
- Eine gemeinsame Datenbasis für Marketing, Vertrieb, Kundenservice und weitere Teams
- Besser abgestimmte Kundenkommunikation
- Transparentere und schnellere Prozesse
- Weniger manuelle Arbeitsschritte und Übertragungsfehler
- Verlässliche Auswertungen und Entscheidungen
- Mehr Zeit für Kundenbetreuung und Kernaufgaben
Fazit: CRM-ERP-Integration als Erfolgsfaktor
Die Einführung eines CRM-Systems ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem zentralen Kundenmanagement. Allerdings verschwinden Datensilos nicht automatisch, wenn weitere relevante Informationen weiterhin in getrennten Anwendungen liegen.
Erst die Integration der Systeme schafft durchgängige Prozesse. Syncler verbindet CRM, ERP und weitere Anwendungen, automatisiert den Datenaustausch und sorgt für eine konsistente Datenbasis.
Für Ochsner entstand dadurch eine Systemlandschaft, die das weitere Unternehmenswachstum unterstützt: Informationen sind an einem gemeinsamen Ort verfügbar, Abläufe werden effizienter und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wird erleichtert.
Das Projekt zeigt, wie eng Systemintegration, Datenqualität und Automatisierung miteinander verbunden sind. Die intelligente Vernetzung vorhandener Systeme macht aus verteilten Daten eine verlässliche Grundlage für fundierte Entscheidungen und bessere Kundenbeziehungen.
FAQ
Wie lassen sich CRM und ERP miteinander verbinden?
CRM und ERP lassen sich über individuelle Schnittstellen oder eine Integrationsplattform miteinander verbinden. Die Verbindung sorgt dafür, dass relevante Daten automatisiert zwischen den Systemen ausgetauscht und in die jeweiligen Geschäftsprozesse eingebunden werden.
Welche Vorteile bietet eine CRM-ERP-Integration?
Eine Integration von CRM und ERP reduziert manuelle Datenübertragungen, schafft konsistente Informationsstände und stellt relevante Daten abteilungsübergreifend zur Verfügung.
Muss ein bestehendes ERP-System für die CRM-Integration ersetzt werden?
Nein. Grundsätzlich lassen sich alle ERP- und CRM-Systeme miteinander verbinden. Für viele gängige Systeme stehen mit Syncler bereits standardisierte Konnektoren zur Verfügung.