Syncler Use Cases
Von analog zu digital: Der Leitfaden zur digitalen Signatur
In unserem heutigen Geschäftsalltag suchen wir ständig nach Wegen, um Zeit zu sparen und Abläufe zu vereinfachen. Digitale Signaturen bieten genau das: Sie funktionieren wie herkömmliche Unterschriften, nur schneller und sicherer. Dokumente lassen sich in kürzester Zeit rechtsgültig unterschreiben, ganz egal, wo Sie sich befinden. Erfahren Sie im folgenden Artikel mehr dazu, wie digitale Signaturen Ihre Arbeitsweise revolutionieren können.
Die Themen im Überblick:
- Was ist eine digitale Signatur?
- Wie funktioniert die digitale Unterschrift?
- Vorteile der digitalen Signatur
- Wann kommt die digitale Signatur zum Einsatz?
- Integration in bestehende Prozesse
Was ist eine digitale Signatur?
Eine digitale Signatur ist ein Sicherheitstool, das wie ein elektronischer Fingerabdruck funktioniert und zur Authentifizierung dient. Dabei verbindet die elektronische Signatur den Unterzeichner innerhalb einer elektronischen Transaktion sicher mit einem Dokument. Das erfolgt im Rahmen einer kodierten Nachricht.
Im Wesentlichen funktioniert eine elektronische Signatur ähnlich wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie bietet jedoch zusätzliche Sicherheitsmerkmale und ermöglicht einen beschleunigten Prozess.
Wie funktioniert die digitale Unterschrift?
Digitale Signaturen basieren auf einem sicheren Verschlüsselungssystem namens Public Key Infrastructure (PKI), das weltweit anerkannt ist. Jeder Benutzer hat ein einzigartiges Paar von Schlüsseln: einen Privaten und einen Öffentlichen. Diese Schlüssel werden durch einen speziellen mathematischen Algorithmus erzeugt – ein Prozess, der als asymmetrische Verschlüsselung bekannt ist.
Wenn ein Benutzer ein Dokument digital unterzeichnet, verwendet er seinen privaten Schlüssel, um die Signatur zu erstellen. Diese Signatur besteht aus verschlüsselten Daten, die spezifisch für das jeweilige Dokument sind. Der private Schlüssel bleibt dabei geheim und ausschließlich im Besitz des Unterzeichners.
Zusätzlich trägt die Signatur einen Zeitstempel. Nachträgliche Änderungen am Dokument machen die Unterschrift ungültig, da die Verschlüsselung nicht mehr übereinstimmt. Dadurch können Sie gewährleisten, dass das Dokument seit der Unterzeichnung unverändert bleibt.
Um digitale Signaturen praktisch in Dokumente einzufügen, werden oft Softwaretools wie DocuSign verwendet. Syncler ermöglicht eine nahtlose Integration dieser Tools in Ihren Workflow. Das führt zu einem sicheren und benutzerfreundlichen Gesamtprozess. Alle Anforderungen an die elektronische Unterschrift werden beachtet und Sie können diese ohne Zweifel nutzen.
Vorteile der digitalen Signatur
Die elektronische Unterschrift ist in einer zunehmend digitalisierten Welt entscheidend für sichere und verifizierte Transaktionen. Die Grenzen der digitalen Signatur, wie z. B. technische Herausforderungen oder auch Hürden bei der Implementierung, können durch den Einsatz einer Integrationsplattform gemindert werden.
Von den folgenden Vorteilen können Sie profitieren:
1. Effizienz
Alle Beteiligten können durch digitale Signaturen erheblich Zeit sparen, indem Sie administrative Prozesse straffen. Die Durchlaufzeiten werden dadurch verkürzt und die Unterschriften können jederzeit ortsunabhängig und ohne Medienbrüche eingeholt werden.
2. Vertrauenswürdigkeit
Da das digitale Zertifikat von einer anerkannten Zertifizierungsstelle stammt, entsprechen die Signaturen internationalen Vorschriften. Die Ausstattung mit einem manipulationssicheren Siegel gewährleistet zusätzliches Vertrauen.
3. Einsparung von Ressourcen
Das lästige und papierverschwendende Ausdrucken von Angeboten, nur um Sie zu unterschreiben und danach wieder einzuscannen wird überflüssig. Die elektronische Signatur ermöglicht es Ressourcen zu sparen und Prozesse umweltschonend abzuwickeln.
4. Nachprüfbarkeit
Die elektronische Unterzeichnung sorgt dafür, dass Dokumente zuverlässig validiert und autorisiert werden. Dadurch wird eine zweifelsfreie Zuordnung der Identität der Unterzeichnenden möglich.
Zur erneuten Validierung können die unterzeichnenden Dokumente mindestens zehn Jahre lang auf Gültigkeit geprüft werden.
Wann kommt die digitale Signatur zum Einsatz?
Die digitale Signatur ist in vielen Bereichen anwendbar. Beispiele hierfür sind:
- Verträge
- Rechtliche Dokumente
- Angebote
- E-Mails
Im Anwendungsfall eines Angebots kommt die Unterschrift zum Einsatz, sobald Sie das fertige Angebot automatisiert an den Interessenten senden. Das erleichtert den digitalen Angebotsprozess, da der Kunde direkt annehmen kann und es schneller zum Abschluss kommt. Die Nutzung von Syncler bietet bei diesem Prozess Vorteile. Der Status des Angebots wird im CRM-System automatisch aktualisiert. Im Anschluss wird ein Auftrag angelegt, der durch Syncler direkt und ohne Zusatzschritte in das ERP-System übertragen wird.
Integration der digitalen Signatur in bestehende Prozesse
Syncler ermöglicht eine nahtlose Integration der digitalen Signatur in bestehende Unternehmensprozesse. Besonders im CRM-Umfeld bietet das Vorteile - wie beispielsweise, dass das abteilungsübergreifende oder externe Sichten und Signieren von Dokumenten aus verschiedenen Bereichen erleichtert und effektiver wird.
In der Praxis kann der Prozess mit Syncler wie folgt aussehen:
Der jeweilige Bearbeiter initiiert den Unterschriftenprozess aus der CRM-Oberfläche heraus, sobald das zu bearbeitende Dokument gewählt wurde. Syncler verarbeitet daraufhin die Eingabeaufforderung, liest die Daten im CRM-Quellsystem und überträgt diese an ein Zielsystem, das kann im Fall der digitalen Signatur z.B. DocuSign sein. Die bereitgestellten Informationen können in der DocuSign Oberfläche direkt geprüft, kommentiert und unterzeichnet werden. Im Anschluss übernimmt Syncler den Rücktransport der Informationen in das CRM-System. Es erfolgt eine Benachrichtigung über den Status per Mail an den Bearbeiter.
Nun lassen sich z. B. CRM-Folgeprozesse, wie eine automatische Umwandlung in einen Auftrag mit anschließender Rechnungslegung, konfigurieren. Syncler macht es für den CRM-Nutzer während des gesamten Prozesses nachvollziehbar, in welchem Bearbeitungsstatus sich das Dokument befindet. Außerdem ist zu keinem Zeitpunkt ein Wechsel in ein anderes System notwendig. Aus diesem Grund sprechen wir von einer voll integrierten Lösung.
